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FAQ - Teilnehmerlisten

Können bei Beratungen weiter Teilnehmerlisten verwendet werden?

In Beratungen oder sonstigen Veranstaltungen werden häufig Teilnehmerlisten verwendet, in die die Anwesenden ihre Kontaktdaten wie z. B. Name, Herkunftsbehörde, E-Mail-Adresse u. ä. eintragen.

Handelt es sich bei den Teilnehmern einer Besprechung ausschließlich um Behördenmitarbeiter oder sonstige Teilnehmer, die als Vertreter einer juristischen Person anwesend sind und für die Behörde oder juristische Person sprechen, ist zunächst zu prüfen, ob die der Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung überhaupt eröffnet ist. Die Verarbeitung funktionsbezogener Kontaktdaten fällt nur dann unter den Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auch auf die betroffene Person »durchschlägt«. Nähere Erläuterungen finden Sie unter FAQ - Kontaktdaten. Sofern die Datenschutz-Grundverordnung keine Anwendung findet, ist die Verwendung der Teilnehmerlisten ohne weiteres möglich.

Aber auch im Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung ist die Verwendung von Teilnehmerlisten weiterhin zulässig. Hierfür stehen – je nach Fallgestaltung – folgende Rechtsgrundlagen zur Verfügung:

  1. Die Beratung ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich:
  • Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e Datenschutz-Grundverordnung, § 3 Absatz 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. der Norm zur Aufgabenzuweisung.
  1. Die Beratung findet nicht im Zusammenhang mit der Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe statt (z. B. Beratungen zur Vorbereitung einer Veranstaltung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen):
  • Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung.
  • Im Rahmen des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe f Datenschutz-Grundverordnung ist eine Interessenabwägung zwischen dem Interesse des Verantwortlichen und den Rechten der betroffenen Person durchzuführen. Diese dürfte, wenn nicht besondere Umstände bei einer betroffenen Person vorliegen, zu Gunsten des Verantwortlichen ausgehen.

Beide Rechtsgrundlagen setzen voraus, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist. Erforderlichkeit liegt insbesondere dann vor, wenn ein Nachweis benötigt wird, wer an der Beratung teilgenommen hat, so z. B. um auch später Absprachen nachvollziehen zu können, um bei Fortbildungen oder Tagungen Teilnahmebestätigungen ausstellen zu können etc..

Daher wird beispielsweise bei großen Informationsveranstaltungen besonders zu prüfen sein, ob ein Erfordernis zum Führen von Teilnehmerlisten vorliegt. Ein solches Erfordernis kann aber auch in diesem Fall darin liegen, dass im Nachgang zur Veranstaltung Teilnahmebestätigungen auszustellen sind oder eine anderweitige Nachbereitung des Termins, für die die Teilnehmerdaten verarbeitet werden müssen, erfolgt.

Müssen die Teilnehmer der Beratungen nach Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung informiert werden, wenn ihre personenbezogenen Daten in Teilnehmerlisten verarbeitet werden?

Informationspflichten nach Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung entstehen grundsätzlich bei der Erhebung personenbezogener Daten bei der betroffenen Person. Durch das Auslegen von Teilnehmerlisten in Beratungen werden personenbezogene Daten erhoben.

Gleichwohl wird nicht in jedem Fall eine Information der Teilnehmer erfolgen müssen. Das Durchführen einer Beratung und die Erhebung von Teilnehmerdaten wird in den ganz überwiegenden Fällen keine eigene Verarbeitungstätigkeit sein, sondern im Zusammenhang mit einer übergreifenden Verarbeitungstätigkeit (z. B. Bearbeitung eines Verwaltungsverfahrens, Durchführung einer Veranstaltung etc.) stehen. Wenn für diese Verarbeitungstätigkeit bereits eine Information nach Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung erfolgte (z. B. im Rahmen eines Antragsformulars oder bei der Einladung zu einer Veranstaltung), ist eine nochmalige Information nicht erforderlich. Es greift die Ausnahmevorschrift des Artikels 13 Absatz 4 Datenschutz-Grundverordnung.

Haben die Teilnehmer noch keine Informationen nach Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung erhalten, dann besteht eine Informationspflicht. Ein entsprechendes Informationsblatt kann der Teilnehmerliste beigefügt oder beispielsweise im Besprechungsraum ausgelegt werden.

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